La decisión de implantar un software ERP es compleja. Existen muchos factores que pueden provocar el fracaso del proyecto. Existen consultores externos, con gran capacidad analítica y conocedores de la tecnología actual, que pueden ayudarte a decidir el mejor software para ti, además de servir de nexo entre tu empresa y el Partner que vaya a implantar el software. Este consultor ayudará a extraer, clarificar y sintetizar los procesos de tu empresa, además de recomendarte los cambios oportunos que mejoren tu eficiencia y productividad.

Es fundamental que conozcas con detalle todos los procesos internos de tu empresa. De este modo podrás definirlos con claridad en las reuniones con los consultores, y tendrás la capacidad de decidir sobre las propuestas que se hagan. Tener una visión clara de la empresa te permitirá poder visualizar cambios y mejoras de procedimientos respecto a los actuales, así como el impacto que estos cambios y mejoras comportarán.

Debes reconocer y determinar de manera precisa los requerimientos mínimos del proyecto, así como las necesidades que el proyecto debe cubrir obligatoriamente. Evita que "lluvias de ideas” o brainstorming alteren los hitos mínimos que debe cumplir tu proyecto. Debes ser capaz de determinar cuáles son tus requisitos esenciales, tus objetivos deseables y tus hitos futuros. Es importante tener claro lo que esperas del software a lo largo del tiempo, pues podría ocurrir que te encontraras en unos años limitado por el software o por el contrario, que te sobrepasara en todo y fuera demasiado extenso para tus necesidades.

Por otro lado, define de manera precisa tus objetivos. No hagas declaraciones de intenciones u objetivos generalistas. Debes ser muy concreto en tus definiciones y, por otro lado, realista con tus objetivos. Muy importante, nunca des por hecho ningún punto, ya que lo puede te parecer obvio quizás el software no lo contempla.

La oferta de software ERP actual es amplia y diversa. Existen distintas tecnologías, formas de licenciamiento, capacidad mayor o menor de personalización, sector al que se dirigen, conectividad, capacidad de integración, etc. Debes ser selectivo y exigente en la toma de decisión. La elección de un buen software la debes hacer en embudo, añadiendo elementos decisores que hagan más reducido el círculo hasta quedarte con el ganador.

Quizás te ayuden estas preguntas:

• Tecnología: ¿Necesito servidor físico, servidor en la nube o no necesito servidor? ¿Es una solución Cliente-Servidor o se accede a través de navegador Web? ¿Es Cloud puro? es decir, ¿es Web, SaaS y Cloud, sin servidores alquilados?
• Seguridad: ¿Quién se encarga de las copias de seguridad? ¿El acceso remoto es rápido y seguro? ¿Tengo doble autenticación (MFA) para entrar o solo acceso con usuario y contraseña? ¿Puede el servidor (si existe) ser atacado por un malware (encriptador, virus, etc)? ¿Quién me garantiza la seguridad de la plataforma y de los datos? ¿Necesito un informático para gestionar las incidencias del servidor o de los programas cliente? ¿El software necesita VPN instalada?
• Disponibilidad: ¿La plataforma es de alta disponibilidad? ¿Tengo garantizada la continuidad de negocio en caso de fallo de sistemas? ¿Existe un plan de contingencia?
• Accesibilidad: ¿Al software se accede por Escritorio Remoto? ¿Se puede acceder al software por medio de página web?
• Funcionalidad: ¿Qué módulos existen? ¿Qué funcionalidad tiene cada módulo? ¿Qué % de mis necesidades se cubren con el software estándar? ¿Qué % de mis necesidades requieren de desarrollo a medida? ¿Es ampliable? ¿Es flexible? ¿En qué % el software dirías que está por debajo, cubre ampliamente o se queda muy por encima de mis necesidades? (recuerda aquello de matar moscas a cañonazos)
• Penetración: ¿Cuántas empresas usan ese software? ¿Es fácil encontrar profesionales con experiencia con ese software? ¿Cuál es la opinión del software en internet? ¿Está muy difundido?
• Procesos y automatización: ¿Se pueden automatizar procesos de negocio? ¿Existen reglas de validación y flujos de trabajo?
• Singularidad: ¿Permite crear personalizaciones? ¿Es posible realizar desarrollos a medida? ¿Quedan completamente integrados, o embebidos en el software, o son procesos que se ejecutan externamente? ¿Voy a tener dependencia del Partner que me haga el mantenimiento de desarrollos realizados?
• Actualizaciones: ¿Existen actualizaciones del software? ¿Son gratuitas? ¿Requieren que un técnico las aplique o son automáticas? ¿Con qué frecuencia aparecen? ¿Aportan mejoras sustanciales al software? ¿Cómo se aplican las correcciones de errores (bugs)?
• Integración con terceros: ¿Dispone de herramientas de integración con otros softwares, eCommerce, apps de movilidad? ¿Dispone de Web Services (API’s) de integración nativas? ¿Tiene disparadores (Webhooks) y triggers?

Los puntos esenciales que determinen la selección deben ser, por lo menos:

• Cloud u OnPremise
• SaaS, PaaS/IaaS o local
• Software estándar o hecho a medida
• Capacidad de integración

Es fundamental elegir bien el software, ya que la inversión de tiempo, dinero y esfuerzos no nos suelen dar la opción a cambiar a veces en años, una vez se ha tomado una decisión. No olvides, el precio no es el factor determinante, lo importante es elegir el software correcto, que te permita obtener a medio plazo una mejora global de procesos, lo que te hará más eficiente y productivo.

Déjate asesorar, escucha ofertas, analiza las opciones desde todos los ángulos posibles y decide pensando en tu empresa, a medio y largo plazo. Si no tienes suficiente conocimiento y experiencia para evaluar correctamente, contrata un asesor tecnológico independiente que te asesores.

La elección del software es muy importante, pero también lo es el Partner que acompañe en todo el proceso de implantación. Estamos seguros de que somos el Partner ideal para implementar y desarrollar tu proyecto.

Quizás te preguntes, ¿qué partes del proyecto implican al Partner?

• Guiarte en todo el proceso
• Analizar toda la información que facilitas y “trasladarla” al software
• Analizar tus requerimientos y determinar cómo se personaliza y qué puntos se desarrollan a medida, así como la mejor forma de diseñarlos.
• Ofrecer propuestas que mejoren tus procesos empresariales, para ello debe tener un profundo conocimiento funcional de las distintas áreas de tu empresa.
• Realizar la implantación global y específica del software
• Realizar las personalizaciones
• Diseñar y crear los desarrollos a medida
• Realizar las importaciones y migraciones de datos, lo que a veces incluye el tratamiento de los datos desde el mismo origen
• Formar a tu personal
• Acompañarte en el proceso de adaptación al software
• Ofrecer soporte y mantenimiento recurrente
• Hacer seguimientos periódicos y elaborar planes de futuro y crecimiento

La oferta de Partners es muy amplia: algunos atienden principalmente a las grandes empresas y quizás den poca atención a proyectos medianos o pequeños; otros, con muy poca estructura, tienen problemas para afrontar proyectos que impliquen consultoría de negocio o desarrollos a medida con cierta dificultad.

Iatsae es un Partner de proximidad, de tamaño medio, con experiencia no solo en tecnología, sino en la operativa de una empresa. Recuerda que en cualquier Partner hay personas detrás. Por ello, no solo valores el precio o el nombre, valora el conocimiento que demuestra tener, la confianza que inspira, la facilidad a la hora de comunicarte y la experiencia de las personas que dirigirán el proyecto.

Un 40% de los proyectos de implementación de un ERP causan interrupciones operativas importantes durante las primeras semanas después de la puesta en marcha. La buena elección de un Partner será esencial para minimizar estos riesgos iniciales.

Deberás ser capaz de transmitir de forma precisa y concreta al Partner, toda la información recogida en los puntos anteriores, quien debe estudiar con detalle el proyecto y elaborar un documento que defina cómo se comportará el software en relación con cada punto marcado. Exige que el Partner firme el documento detallando por fases: funcionalidad detallada que cumplirá el ERP, detalles de cada uno de los desarrollos a medida, así como costes y tiempos por fase. No decidas un Partner que no quiera comprometerse a un precio cerrado o a unas fechas de entrega comprometidas; un proyecto abierto puede implicar desviaciones muy elevadas en costes y tiempos.

Las metodologías ágiles permiten disponer de cierta flexibilidad ante la presencia de cambios. Por otro lado, estas metodologías permiten ir cumpliendo objetivos en cortos plazos de tiempos, o “sprints”. Esto permite localizar rápidamente cualquier desviación del proyecto, lo que podría repercutir en costes, tiempos y objetivos.

Las personas reaccionamos de forma distinta a los cambios. Salir de la zona de confort provoca a veces ilusión por lo que ha de venir, o pánico por enfrentarse a retos nuevos e inesperados. La mayoría de nosotros somos personas de costumbres lo que dificulta en muchas ocasiones, la aceptación de un cambio impuesto. La gestión del cambio es un proceso crucial para el éxito de la implementación de un nuevo ERP. Las claves son: decisión y empatía. Decisión para dejar claro que la empresa ha tomado este camino y empatía para comprender y gestionar las dificultades que se les presenten a los empleados (dudas, inseguridad, errores, dificultad en el aprendizaje, etc).

Un cambio de ERP implica un cambio de procesos internos, un replanteo de los flujos de trabajo, el uso de plataformas de nueva generación, pensadas de otra forma diferente a cuando se desarrollaron los sistemas que actualmente usas. Todo cambia, así que debes estar dispuesto a cambiar. Y los cambios cuestan tiempo, esfuerzo y dinero.

Una buena formación es fundamental para aprovechar bien el software, así como ahorrar tiempo y evitar errores de usuario.

La formación debe constar de cuatro partes:

• Formación estándar: En esta fase se enseña el uso del ERP globalmente (conceptos, interfases, operativa estándar, etc).
• Formación específica: En esta fase se enseña el uso del ERP específico para las necesidades de la empresa (flujos de trabajo, módulos específicos, particularidades, etc).
• Formación personalizaciones y desarrollos: En esta fase se enseña el uso de las secciones modificadas y desarrolladas Ad-hoc.
• Sesiones de práctica: Esta fase se intercala entre los bloques formativos y permite que los usuarios prueben de forma práctica aquello que han aprendido.

Dedica el tiempo y los recursos suficientes a formar al personal. No lo hagas de una vez, trata de distribuirlo en el tiempo, empezando por una formación inicial básica de uso, para asentar, corregir e incrementar la capacitación con sesiones formativas en fases posteriores.

Muchas empresas cometen el grave error de migrar todos los datos posibles. En muchas ocasiones, la razón es simplemente para realizar consultas. Una migración de datos suele implicar mucho esfuerzo y suele condicionar la nueva implantación, limitando la evolución a nuevos flujos de trabajo, al tener que mantener las mismas estructuras de datos y procesos empresariales. Migra únicamente los datos maestros: Clientes, Proveedores, Artículos, Cuentas Contables y Saldos (saldos contables, clientes, proveedores, stocks, etc).